Könyvelés és teljes ügyvitel távmunkában
- SZÁMADÓ Virtuális iroda a KHP Budapestnél

"Egyelőre még megtartjuk bérelt irodánkat - legyen hol fogadni ügyfeleinket, de a munka oroszlánrésze, az adminisztrációt is beleértve távmunkában folyik." A SZÁMADÓ ügyviteli rendszerrel az irodavezető, a külsős könyvelő, a babával otthon maradó cégvezető és a folyton úton levő ügyfélmenedzser akkor fér a cég adataihoz, amikor épp szüksége van rá.

A KHP Budapest nyolcfős állandó gárdával szolgálja ki ügyfeleit, marketingtanácsadással, grafikai tervezéssel és nyomdai kivitelezéssel, valamint weboldalak megvalósításával foglalkozik. A kollegák egy része de jure is távmunkás - a cég több alkalommal sikerrel pályázott távmunkahelyek létesítésére -, de a többiek is gyakran dolgoznak távol az irodától. Alapvető igény a levelek és munkafájlok távoli biztonságos elérése, és ezt a rugalmasságot várják el a könyvelési-ügyviteli rendszertől is.

A KHP-nál működő SZÁMADÓ Kisvállalkozói csomag átfogó ügyviteli és könyvelőprogram, amely lefedi és átláthatóvá teszi a cég teljes belső működését. A rendszer - megfelelő biztonsági beállításokkal, a Távoli asztal funkció használatával -  távolról is elérhető, így a külsős könyvelő, az otthon vagy útközben dolgozó munkatársak ugyanazokat a naprakész adatokat látják és épp úgy tudnak dolgozni, mintha az irodai gépnél ülnének.

Komplex folyamatok - egyszerűen

A Dokumentumkezelővel kiegészített SZÁMADÓ rendszerben

- az irodavezető a cég központjában iktatja a beérkezett számlákat, beszkenneli, és rögzíti a legfontosabb adatokat, majd felosztja munkaszámra a költségeket (rezsitípusokra, illetve projektenként), valamint rögzíti a bankot;
- a projektfelelősök az irodában, vagy távolról bejelentkezve ellenőrzik és jóváhagyják a számlákat, illetve információt kaphatnak a projekt költségeinek alakulásáról vagy az ügyféltől várt utalás beérkeztéről;
- a külsős könyvelő, saját irodájában lekönyveli a számlákat, kikalkulálja a béreket, elkészíti a bevallásokat;
- a cégvezető otthonról indítja a számlák és bérek utalását, és bármikor bármilyen listát, kimutatást megtekinthet.
A rendszer lelke a SZÁMADÓ Dokumentumkezelő, amely tartalmazza a számla legfontosabb adatait és a beszkennelt képét, így nem veszhet el vagy akadhat el a papíralapú számla a jóváhagyás során, gyors és egyszerű a folyamat.

Hamarabb, pontosabb, hatékonyabb

"Az ingyenes számlázóprogram kapcsán ismertük meg a SZÁMADÓ-t, majd amikor bővebb funkcionalitású megoldást kerestünk, megmaradtunk a bevált rendszernél. Kezdő kisvállalkozásként nagyon jó hasznát vettük a SZÁMADÓ Számlázó Free-nek, hiszen kényelmesebb és elegánsabb volt a kézzel írt számlánál a számítógéppel kiállított. Előző könyvelőnkkel rengeteg időt töltöttünk az áfazárás előtti pillanatokban a fizetendő összeg egyeztetésével, mindig akadtak 'elkószált' számlák és csak pontatlanul és késve tudtuk követni a pénzügyek és a nyereségesség alakulását." - mondta a kft. ügyvezetője. "Azért választottuk a SZÁMADÓ-t, mert ezt a hazai kisvállalatokra fejlesztették ki, se logikában, se árban nem akartunk magunkra erőszakolni egy nagyvállalati rendszert. Ez az egyik legelterjedtebb hazai ügyviteli program, így könnyen találtunk olyan könyvelőt, akinek kellő rutinja van a használatában. Fontos volt, hogy a naprakész információk érdekében ne kelljen a könyvelőnek hetente többször személyesen megjelennie nálunk."

Extra előnyök

A távoli elérésű SZÁMADÓ kiválasztásakor még csak az volt a szempont, hogy az ingázás és egyeztetések ideje csökkenjen, ám mára bebizonyosodott, hogy ennél sokkal jobban kihasználható a rendszer. A gyerekkel otthon maradó cégvezető ugyanúgy mindenről képben van, mintha az irodában töltené napjait, az ügyfélnél tartózkodó kollegák laptopról bejelentkezve figyelemmel követhetik a projekt költségeinek alakulását, de a mai okostelefonok (PDA-k) arra is lehetőséget adnak, hogy valóban bárhonnan betekintsenek a belső adatokba. Sőt, a hóhelyzet vagy BKV-sztrájk se akadályozhatja meg a céget abban, hogy mindenki pontos, naprakész adatokat lásson és el tudja végezni a feladatait. És az elektronikus számlázás elterjedésével gyakorlatilag otthonról küldhetünk számlát az ügyfeleknek! Jelenleg ez a megoldás tökéletesen megfelel a KHP Budapest igényeinek, a korábbinál sokkal pontosabb képet ad a gazdálkodásról, és mindezt azonnal elérhetően. A rendszer a kisvállalkozás számára is elérhető árú volt, azonban a cég növekedésével még hosszú távon ki fogja szolgálni.