Dokumentumkezelő

A Menedzsmentrendszerek sorába illeszkedő SZÁMADÓ-09 dokumentumkezelő modul feladata a vállalaton belüli dokumentumok hatékony kezelése, rendszerezése, a dokumentumokkal kapcsolatos feladatok és folyamatok menedzselése.

E-mailek, faxok, postán érkezett anyagok, szkennelt vagy elektronikus számlák, belső feljegyzések, kalkulációk, árajánlatok, tervrajzok, képek, hang- és videó fájlok gyűlnek egyre nagyobb számban minden vállalkozásnál, s hatékony kezelésük elengedhetetlen az eredményes működéshez. A dokumentumokat nem csak rendszerezni kell, hanem a megfelelő személyekhez eljuttatni, a velük kapcsolatos feladatokat elvégez(tet)ni, illetve a folyamat következő szereplőjének átadni az anyagot.
Az önállóan is alkalmazható a SZÁMADÓ dokumentumkezelő kiváltja az iktatókönyvet, támogatja a belső folyamatokat: az egyes anyagok kiszignálást a felelőshöz, a jóváhagyási folyamat követését, és határidők beállításával segít figyelni, hogy ne sikkadjanak el fontos feladatok. A SZÁMADÓ ügyviteli és vállalatirányítási megoldásokkal együttműködve komplett megoldásként átfogja a vállalat működésének egészét, a tárolt információk azonnal felhasználhatóvá válnak akár a projektmenedzsment, akár az ügyfélkapcsolatkezelés, akár a könyvelés számára, így töredékére csökken az adminisztráció feladata, és az egymásra várakozás. Mindez nagymértékben segíti a cég hatékony működését, és hozzájárul a papírmentes, átlátható vállalati működéshez. A SZÁMADÓ okumentumkezelő használata esetén eltűnnek a fizikai távolságok - több, egymástól távoli telephely, vagy távmunkások alkalmazása esetén is minden munkatárs ugyanazokkal a dokumentumokkal, információkkal tud dolgozni. Megszüntethető az alap-dokumentumok állandó keresése, azok állandó sokszorosítása, a papírhulladékok folyamatos termelése, a jóváhagyó személyek állandó személyes elérésének a kényszere, stb.

A SZÁMADÓ-09 dokumentumkezelő:

• támogatja a dokumentumokon alapuló vállalati ügykezelést
• feldolgozza a vállalkozás külső és belső dokumentumait
• elvégzi a bejövő dokumentumok iktatását (iktatókönyv)
• bármely típusú dokumentumot (pl. postai levél, e-mail, fax, tervrajz, ajánlat, szerződés, számla) kezel
• segíti a nyilvántartást, szignálást, a jóváhagyási és ügyintézési folyamat nyomon követését
• hatékonyabbá, átláthatóbbá, ellenőrizhetővé teszi a dokumentumokhoz kapcsolódó munkafolyamatokat
• biztosítja az iktatott dokumentumok életútját, garantálja, hogy nem süllyedhetnek el elintézetlen dokumentumok
• tárolja az összefüggő dokumentumok rendszerét (szerződés, feljegyzés, emlékeztető, számla stb.)
• támogatja a dokumentumok verzió kontrollját
•  időbélyegzőket és digitális aláírásokat rendel az egyes dokumentumokhoz (szolgáltatóhoz csatlakozás)
•  támogatja a hitelesített dokumentumok kezelését és megőrzését (szolgáltatóhoz csatlakozás)

A dokumentumkezelő, az eseménymenedzser , és a projekt tervező modulok hatékonysága nagymértékben növelhető ezen rendszerek integrált alkalmazása esetén, mivel a vállalkozáshoz beérkezett dokumentum életútja nem ér véget annak archiválásával, hanem általában további feladatok ellátását indítja el (kivizsgálni a leírt tényeket, megválaszolni, stb.).

Kapcsolódó fogalmak: vállalatirányítás, erp, intergált rendszer, ügyviteli rendszer, dokumetumkezelés, projektkezelés, CRM, ügyfélkapcsolat-kezelés